Modulo Hojas de tiempos y asistencia


Cómo utilizar el módulo de Gestión de Asistencia de Hojas de Tiempo

1. Primero debe ir a la configuración de Gestión de permisos, Gestión de vacaciones, Proceso de aprobación, Configuración de hojas de tiempo: Hoja del Tiempo ⇾ Ajustes

1.1. Pestaña Gestionar las vacaciones: Establecer el tiempo libre del personal


1.2. Pestaña Gestionar vacaciones: Pestaña Vacaciones ⇾ AÑADIR

- Editar vacaciones: Haga clic en el icono



1.3. Pestaña Progreso de la aprobación: Progreso de la aprobación ⇾ AÑADIR
Si se marca la opción "Elegir al aprobar", el campo Personal se oculta y se puede elegir el personal en el momento de la aprobación


- Editar la aprobación: Haga clic en el icono
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1.4. Configuración de la hoja de horas de la tabla: Sirve para aplicar la configuración del objeto en la hoja de horas de la tabla



2. En segundo lugar, cree un nuevo tipo de turno: Haga clic en AÑADIR


- Editar el tipo de turno: Haga clic en el icono
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3. Tercero, crear una nueva gestión de turnos: Haga clic en AÑADIR


- Editar la gestión de los turnos: Haga clic en el icono
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4. Cuarto, trabajo por turnos: Se mostrará el tiempo de trabajo en la gestión de turnos



Puede filtrar por mes, departamento, función, personal




5. Quinto, déjalo: Incluir 2 ficha: Registro en la licencia, Hojas de tiempo adicionales

5.1. Registro en la licencia
Crear una nueva licencia: Haga clic en AÑADIR



Puede filtrar por Todos, Satus, tipo, departamento



- Registro de aprobación en la licencia: Haga clic en el registro del nombre en la licencia / Haga clic en el icono





5.2. Hojas de tiempo adicionales
Crear nuevas hojas de tiempo adicionales: Haga clic en AÑADIR



Puede filtrar por Todos, Satus, tipo, departamento



- Registro de aprobación en la licencia: Haga clic en el registro del nombre en la licencia / Haga clic en el icono




6. Sexto, hoja de tiempos: Después de la aprobación de las vacaciones y el tiempo adicional se mostrará en la lista


Puede filtrar por mes, departamento, función, personal


Comprobar la hora en el día actual para comprobar la hora botón Entrada/ Salida



- Editar el trabajo del turno: Haga clic en el botón "Editar"


Pasa el ratón por encima de las letras para ver el horario:



Para realizar el cálculo del salario de nuestros empleados hacemos el cierre. Después del cierre el tiempo no puede ser editado o complementado. Para cerrar la hoja de horas hay que pulsar el botón Latch

7. Séptimo, Informe
Filtrar por periodo


7.1. Informe anual de vacaciones: Informa sobre el progreso de OKR según el nivel de confianza.
Filtro por puesto, departamento, personal:






7.2. Informe público general: Estadísticas del tiempo total de descanso y del tiempo de trabajo de todos los empleados
Filtro por puesto, departamento, personal:






7.3. Gestionar el informe de solicitudes: Estadísticas de solicitudes de permisos de todo el personal.
Filtrar por puesto, departamento, personal:





7.4. Estadísticas del tiempo de trabajo: Estadísticas del tiempo de trabajo del personal sin aprobación y aprobadas en forma de gráfico



Asistencia manual
Configurar la forma de asistencia:

-Primero, se encuentra la categoría de Ajustes en el menú de la izquierda.





-En esta interfaz, ha hecho clic en "Configuración de las hojas de tiempo".




-El formulario de hojas de tiempo es manual y el objeto aplicable (esto es roles). Si no selecciona ningún rol, por defecto se aplican todos los roles. Después, haga clic en el botón "Enviar" para guardar la configuración.





2. Crear turno:

-Haga clic en la categoría de turnos en el menú de la izquierda y haga clic en el botón Añadir para abrir la ventana emergente de creación de una nueva categoría de turnos.



-Atención al introducir la hora en esta ventana emergente, SA equivalente AM y CH equivalente PM. Los campos con (*) son obligatorios.
-Por favor, introduzca la información en todos los campos de esta ventana emergente y haga clic en el botón "Enviar" para guardar.




-Continuar, se hace clic en Shift en el menú de la izquierda para abrir la página de gestión de turnos.




-Para asignar el turno al personal. En la página de gestión de turnos, haga clic en el botón Añadir para redirigir a la página de creación de nuevos turnos.




-En la página de nuevos turnos, puede seleccionar el departamento, el rol o el personal para aplicar el turno.




-Si selecciona específicamente personal, el turno se aplicará para el personal, no se aplicará para el departamento o rol (Si ha seleccionado departamento o cualquier rol, no tendrá efecto).





-En caso de no seleccionar ningún personal, si ha seleccionado departamento o rol, se aplicara para el departamento o rol. Si no selecciona todos, se aplicara a todo el personal.
-Asignar turno al personal tiene dos tipos:
+Repetición Semanal: El turno se repetirá por semana de lunes a domingo.
+Periodo de tiempo específico: El turno se repetirá por tiempo específico seleccionado en dos campos Desde la fecha y Hasta la fecha.




-Para asignar un turno al personal, haga doble click en la celda de la tabla de turnos. Se mostrará un menú desplegable y seleccioné el turno. Después, haga click en el botón "Submit" para crear.



-Para ver la tabla de turnos de trabajo en detalle. Por favor, haga clic en la tabla de turnos de trabajo en el menú de la izquierda para ver todos los turnos del personal.





3. Asistencia:


-Ahora, la asistencia está lista. Por favor, haga clic en Asistencia en el menú de la izquierda para ver la interfaz de asistencia.



-Esta es una interfaz de asistencia. Antes de usarla, por favor, entienda las abreviaturas:

+AL: Es el tiempo de vacaciones (Ejemplo: AL: 8 es tiempo de vacaciones de 8 horas).
+W: Es el número de horas trabajadas (Ejemplo: W: 8 es trabajar 8 horas).
+U: Es un permiso no justificado (Ejemplo: U: 8 son vacaciones no justificadas de 8 horas).
+HO: Es un día festivo.
+E: Se adelanta (Ejemplo: E: 1 es 1 hora de adelanto).
+L: Llega tarde (Ejemplo: L: 1 llega 1 hora tarde al trabajo).
+B: Es un viaje de negocios (Ejemplo: B: 8 es un viaje de negocios de 8 horas).
+SI: Es una baja por enfermedad (Ejemplo: SI: 8 es una baja de 8 horas).
+M: Es una baja por maternidad (Ejemplo: M: 8 es una baja por maternidad de 8 horas).
+ME: Es una reunión o pausa de estudio (Ejemplo: ME: 8 es una reunión o pausa de estudio de 8 horas).
+NS: Es sin turno.
+EB: Es pausa por evento.
+UB: Es una pausa inesperada.





-La asistencia tiene dos formas: escribiendo en la celda de la tabla o usando la herramienta de check in / check out.






-Aquí voy a guiar de dos maneras:
☛ Entrada en la celda de la tabla

Para ingresar en la celda de la tabla, por favor haga clic en el botón de edición para habilitar la función de edición. Puede introducir los datos de todo el personal y hacer clic en "Save" para guardarlos todos.





Uso de la herramienta de Entrada / Salida

-Para habilitar la herramienta de Entrada / Salida, puede hacer clic en dos posiciones como en la imagen.




-Se mostrará una ventana emergente. El pop up tiene dos botones: Entrada y Salida.
+Entrada: hora de inicio del trabajo.
+Salida: hora de finalización del trabajo.
-Los datos aparecerán en la hoja de tiempos cuando el personal tenga suficiente información sobre la hora de inicio y la hora de finalización del trabajo.




-Por defecto, el sistema tomará la hora actual como hora del servidor. Si quiere hacer la entrada o la salida a otra hora, haga clic en el botón de edición como se muestra en la imagen y elija otra hora.







4. Ver informe:


-Columna "Número de días laborables": Muestra el número total de días laborables por mes o año, excluyendo los días festivos.

-Columna "Total": Número de días laborables - suma de todos los días festivos.





Asistencia por tareas
Configuración:

-Primero, se encuentra la categoría de Ajustes en el menú de la izquierda.





-En esta interfaz, ha hecho clic en la configuración de Módulo Hojas de tiempo.
-El formulario para elegir hojas de tiempo es Hojas de tiempo por tarea y objeto aplicable (esto es roles). Si no selecciona ningún rol, por defecto se aplican todos los roles. Después, por favor haga click en el boton de Submit para guardar la configuración.




-Haga clic en Tarea en el menú de la izquierda y haga clic en Nueva tarea para crearla.



-Después de crear, abra el programa y haga click en la flecha como en la imagen. La lista de personal se mostrará y por favor elija el personal a asignar.





2. Asistencia:

-En la interfaz de gestión de tareas, haga clic en una tarea.




-Haga clic en el botón como se muestra en la imagen.




-Elija la hora de inicio y la hora de finalización. Después de hacer click en el botón de Guardar para guardar. Los datos se mostrarán en las hojas de tiempo.






C) Asistencia mediante la importación de un archivo csv/xlsx
Configurar la forma de asistencia:

-Primero, se encuentra la categoría de Ajustes en el menú de la izquierda.



-En esta interfaz, se hace clic en la configuración de las hojas de tiempo.
-El formulario de selección de hojas de tiempo es importar hojas de tiempo de archivos csv/xlsx y el objeto aplicable (esto es roles). Si no selecciona ningún rol, por defecto se aplican todos los roles. Después, por favor haga click en el botón de Submit para guardar la configuración.






2. Asistencia:

-Haga clic en el botón Importar hojas de tiempo




-Descarga la muestra y escribe la información.





-Seleccione el archivo que necesita importar y haga clic en Guardar para importar los datos.



-Después de la importación, los datos aparecerán en la hoja de horas.





D) Asistencia manual mediante geolocalización
Configuración:

-Primero, se encuentra la categoría de Ajustes en el menú de la izquierda.






-En esta interfaz, ha hecho clic en la configuración de Hojas de tiempo.
-El formulario de hojas de tiempo es manual y el objeto aplicable (esto es roles). Si no selecciona ningun rol, por defecto se aplican todos los roles. Despues, por favor haga click en el boton "Submit" para guardar la configuracion.




-En la pestaña de configuración, marque la casilla Permitir la asistencia por coordenadas y guarde.




-Gestión del puesto de trabajo.




-Haga clic en la pestaña Lugar de trabajo para la gestión del lugar de trabajo.




-Haga clic en el botón Añadir, escriba la información del lugar de trabajo y haga clic en Guardar para crear el lugar de trabajo.



-Haga clic en la pestaña Asignar lugar de trabajo para asignar el lugar de trabajo al personal. Continúe, haga clic en el botón Añadir.




-Seleccione Personal, Lugar de trabajo y haga clic en Guardar para asignar.





2. Asistencia:

-Asistencia vía geolocalización sólo utilizando para la herramienta de check in / check out. Si su posición actual no está dentro del radio permitido, el sistema avisará "Su ubicación actual no está permitida" y su operación fallará.








E) Asistencia por ruta

1. Para activar la función de asistencia por ruta de trabajo: Timesheet & Leave -> Settings -> Settings -> Allow attendance by route. Luego debe agregar la clave Api de Google Map para mostrar el mapa de Google
2. Crear punto de ruta Timesheet & Leave -> Rutas de trabajo -> Punto de ruta -> Añadir





Crear rutas de trabajo para el personal Hoja de horas y permisos -> Rutas de trabajo -> Ruta






4. Ver las rutas detalladas de los empleados en un mapa Hoja de horas y permisos -> Rutas de trabajo -> Mapas de rutas




5. Realizar la asistencia todos los días Hoja de horas y permisos -> Asistencia -> Registro de entrada/salida. Para utilizar esta función es necesario ejecutar en https y cuando el personal toma la asistencia, utilizarlo en el dispositivo móvil para obtener las ubicaciones GPS exactas


























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